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Faire appel à un prestataire est une évidence pour certains. Tant pour des raisons de fonctionnement que de budget. Pour d’autres en revanche, il s’agit d’un véritable challenge. Entre crainte et traumatisme, voici 5 remarques auxquelles j’ai été confrontées en tant que prestataire de services administratifs.

« J’ai déjà fait appel à quelqu’un et ça s’est mal passé »

La relation entre un prestataire et son client est fondée sur un contrat résiliable. Raison pour laquelle certains chefs d’entreprises privilégient les prestataires externes aux embauches.

Partant de cela, si vous décidez de ne plus faire appel à des prestataires suite à une mauvaise expérience, vous pourriez priver votre entreprise de nombreuses ressources dont vous ne disposeriez pas en interne.

A l’avenir, pourquoi ne pas envisager de débuter toute collaboration par une mission test ? Celle-ci vous permettra de tester la compatibilité mais également les services de votre prestataire.

Vous pouvez également, au préalable, vous renseigner sur les références de vos futurs prestataires et consulter les recommandations et avis qui pourront vous être utiles pour votre prise de décision.

« J’ai des documents confidentiels, je ne peux pas prendre le risque de les mettre à la disposition d’un tiers »

Il est fort probable que votre prestataire ait déjà été amené à gérer des données confidentielles.

Aussi, il se doit de prendre toutes les dispositions qui s’imposent pour respecter et sécuriser les données de ses clients. Pour vous en assurer, consulter ses conditions générales de vente.

Sensibilisez-le tout de même au degré de confidentialité de vos documents. Si vous êtes soumis au secret professionnel, envisagez la signature d’une clause de confidentialité.

Vous noterez tout de même que solliciter un prestataire implique un minimum de confiance.

« Ça coûte cher ! »

Il est monnaie courante de vouloir « mettre le prix » lorsque l’on souhaite bénéficier d’un service de qualité. Pour quelles raisons il en serait autrement pour un prestataire de services ?

S’il dispose d’une expertise dans son domaine, qu’il est capable de faire preuve de flexibilité et de disponibilité, pourquoi ses tarifs seraient-ils considérés comme chers ?

Discutez avec votre prestataire afin de prendre connaissance des services inclus dans ses prestations. Prestations auxquelles s’ajouteront son matériel, ses outils et ses logiciels qui, ne l’oubliez pas, sont mis à votre disposition le temps de la mission.

Enfin, que vous ne soyez pas prêt à allouer un budget à un certain type de services ne signifie pas que le prix soit élevé.

« J’ai mes habitudes et j’ai peur que la personne ne fasse pas exactement comme moi »

Si vous souhaitez que tout soit fait à votre manière, prenez le temps d’écrire un process qui permettra à quiconque d’exécuter la tâche tel que vous le souhaitez.

Toutefois, peut-être manquerez-vous l’opportunité de vous ouvrir à une nouvelle façon de faire, peut-être plus efficace ou plus rapide… Peut-être passerez-vous à côté de conseils et d’outils pertinents vous permettant d’exécuter votre mission de façon plus pointue.

En tout état de cause, votre prestataire saura s’adapter afin d’exécuter sa mission dans le cadre défini par vos soins.

« J’ai besoin d’aide mais quand je pense au temps qu’il me faudrait pour expliquer, je préfère le faire moi même »

Ou en d’autres termes : Je n’ai pas le temps de faire réparer ma voiture, je préfère la conduire en l’état… Cela vous parait absurde ?

Plus sérieusement. Selon une étude, le multitâche ruine la productivité et fait perdre du temps. Ainsi, penser gagner du temps en adoptant le « tout faire soi-même » est un leurre.

D’une manière générale, les personnes qui considèrent manquer de temps pour former sont en réalité, celles qui n’arrivent pas à déléguer. Or, déléguer est important voire essentiel pour le bon fonctionnement d’une entreprise. En outre, cela permet de gérer son temps efficacement.

Fort heureusement… Dès lors que vous découvrirez les services de Tandem Office, vous pourrez enfin déléguer en toute sérénité !

Tandem Office, prestataire de services spécialiste de l’Office Management, vous accompagne dans la gestion de votre entreprise. Que vous soyez entrepreneur, profession libérale ou simplement très occupé, nous intervenons de façon ponctuelle ou récurrente. Avec Tandem Office, c’est l’office management à la demande !

Florence Dorsile

Fondatrice de Tandem Office & Office Manager Freelance

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