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5 solutions pour gagner du temps au bureau

Rechercher un ticket de caisse, remonter sa boite email à la recherche du fameux contrat en pièce jointe, perdre son mot de passe et devoir le réinitialiser… Bref, du temps largement optimisable avec les bons outils.

Tandem Office vous donne 5 idées d’outils à mettre en place pour gagner du temps au bureau.

Un gestionnaire de notes de frais 

Agrafer les tickets de caisse, imprimer les factures… Tant de méthodes qui peuvent nécessiter du temps surtout quand il s’agit de transmettre ces mêmes documents à l’expert comptable.

Rechercher. Scanner. Envoyer par email. Un circuit qui peut s’allonger pour ceux qui transmettent les documents en mains propres.

Les néobanques l’ont bien compris et proposent désormais des applications mobiles qui permettent aux utilisateurs de prendre une photo du ticket de caisse ou de tout justificatif comptable dès lors qu’un paiement est effectué. L’objectif : que toutes les dépenses effectuées par cartes bleue soient justifiées.

En fin de mois ou à la fin de la période souhaitée, une extraction des données permet de récupérer toutes les opérations comptables et tous les justificatifs correspondants. Il ne restera plus qu’à transférer les éléments à l’expert comptable par email et le tour est joué !

Un gestionnaire de la relation clients (CRM)

Le CRM (customer relationship management) est un logiciel de gestion de relation clients. Au niveau du Back Office, l’outil permet de piloter les factures émises, les factures en attente de paiement, les prestations ou produits vendus et les opérations effectuées par client.

Alors quel intérêt ?

Fini les recherches interminables dans les boites emails. La fiche client permet à la personne qui la consulte d’avoir toutes les informations concernant le client (numéro, email, contact, etc.). En outre, il permet d’avoir un historique et de refaire le parcours du client dans le portefeuille de l’entreprise. Idéal donc si une personne est amenée à intégrer l’entreprise.

Le CRM permet d’extraire des données sur le portefeuille notamment, la balance âgée, le CA réalisé sur une période ou encore un top des plus gros clients. Ces informations très précieuses permettent la mise en place de stratégies ou de campagnes de relance pour la partie recouvrement.

Un gestionnaire de documents (GED)

L’outil de GED rentre dans le process de dématérialisation des documents (zéro papier). Il permet de stocker, de visualiser et de protéger les documents de l’entreprise.

A l’heure des ransomwares, du piratage et des normes RGPD, il est indispensable pour les entreprises d’investir dans un système de GED capable de stocker et protéger efficacement ses données, mais également celles de ses clients.

Certains logiciels de GED intègrent la signature électronique et contribuent ainsi à la rationalisation des process. On parle également de facturation électronique avec envoi dématérialisé. Un gain de temps inestimable pour certaines entreprises.

Un gestionnaire de tâches

L’outil de gestion de tâches permet d’allouer, planifier, visualiser et collaborer sur des tâches à réaliser au sein de l’entreprise. Il transforme les to do list en plateforme de travail collaborative.

En outre, l’outil permet de limiter les échanges de mails, les points téléphoniques ou les réunions lesquels, dans certains cas, sont une source de frustration. Il est idéal pour les prestataires qui peuvent ainsi offrir aux clients, un suivi de l’avancement des travaux.

Pour exemple, quand nous, Tandem Office, intervenons chez nos clients, nous proposons la mise en place d’un gestionnaire de tâches permettant à nos clients de nous allouer des tâches par degré d’importance. Ils peuvent ainsi en visualiser l’état d’avancement (en cours, terminé, etc.).

Un gestionnaire de mot de passe

Un outil qui centralise et protège l’intégralité de vos identifiants et mots de passe. Un gain de temps incroyable pour ceux et celles qui craignent la perte du petit post-it collé sur le clavier d’ordinateur.

Tandem Office, prestataire de services spécialiste de l’Office Management, vous accompagne dans la gestion de votre entreprise. Que vous soyez entrepreneur, profession libérale ou simplement très occupé, nous intervenons de façon ponctuelle ou récurrente. Avec Tandem Office, c’est l’office management à la demande !

Florence Dorsile

Fondatrice de Tandem Office & Office Manager Freelance

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