Augmenter les performances d’une entreprise, c’est un projet qui doit être mené en équipe. Un travail d’équipe qui résultent des contributions individuelles de chacun. Seulement voilà, ces actions individuelles sont importantes… mais elles ne suffisent pas. Pour que tous les efforts soient récompensés, il est essentiel d’optimiser les processus internes de l’entreprise.
Autrement dit, il faut veiller à une bonne coordination en interne. Grâce à cela, la productivité globale est forcément plus évidente et plus durable. On limitera ainsi les pertes de temps… et donc d’argent.
Mais quels sont les moyens à disposition pour réussir cette transition ? Comment transformer efficacement les processus internes en entreprise ? Chez Tandem Office, on aide les entreprises à optimiser leurs processus internes afin d'augmenter leurs performances depuis 2019. Voici notre liste de conseils pour 2024.
La simplification : une étape essentielle pour optimiser les processus
La complexité des processus opérationnels peut souvent être la bête noire de la productivité d'une entreprise. Et pour autant, ce n’est pas nécessairement synonyme d’une mauvaise volonté. Il est difficile de gérer son temps correctement lorsque chaque tâche nécessite toute une série d’interventions (et beaucoup de concentration…).
Pour arriver à des résultats concluants, intéressants et porteurs…
Pour rester vraiment compétitif et faire face à la concurrence…
À ce titre, chez Tandem Office, on aide les entreprises à optimiser leurs process et éliminer les tâches chronophages grâce aux solutions no-code et à l’automatisation. On sera donc plutôt d’avis à recommander l'automatisation de certaines tâches (quand cela est nécessaire et utile). On en parlait plus en détails dans cet article, à découvrir (ou relire) dès maintenant.
Une chose est sûre : en cette ère digitale, les outils numériques ne manquent pas. Et avec la révolution liée aux intelligences artificielles 2.0, on a aujourd’hui une multitude de possibilités. Et ce n’est pas prêt de s’arrêter.
À vrai dire, en réduisant intelligemment la complexité des missions et celle de leurs étapes, les priorités sont agréablement redistribuées. Chaque collaborateur pourra enfin se concentrer sur ce qui compte vraiment : son coeur de métier. Sachant que naturellement, cela contribuera à l’amélioration de la satisfaction client.
Une autre pierre angulaire est à mettre en évidence : celle de la visibilité.
Comment optimiser la visibilité des processus internes ?
Là encore, il existe de nombreux outils permettant d’augmenter la visibilité des processus internes. En filigrane, on retrouve toujours la volonté, la recherche d’une amélioration continue.
Cela implique une gestion des processus méthodique. Il y a notamment…
La cartographie. Les différents processus et leurs interconnexions doivent apparaître clairement et de manière accessible.
Le suivi des progrès via la consultation des indicateurs de performance (Kpi). En l’occurrence, chaque société détermine les personnes qui ont accès à ces repères. Les plus transparentes en feront une référence pour tout le monde, du community manageur au directeur des ressources humaines par exemple.
Sans oublier l'usage de systèmes d'information adaptés. Aujourd’hui largement numérisés, ces derniers sont indispensables à la bonne conduite des opérations. Par exemple, un système de gestion de la relation client (CRM) permet d’enregistrer toutes les données historiques dans ce domaine. Nombre de commandes, factures impayées, adresses actualisées, etc. Il faut s’assurer que toutes les personnes autorisées puissent trouver et exploiter les informations pertinentes.
L’idée principale est aussi sommaire qu’essentielle : tout ce qui est rendu visible et accessible peut devenir utile. À condition de respecter les règles relatives à la protection des données, évidemment.
On peut maintenant en venir à un principe très important…
La collaboration et la communication internes : optimiser les performances ensemble
Une collaboration et une communication internes efficaces sont essentielles pour l'optimisation des processus.
Le but ? Fluidifier au maximum la collaboration et la synchronisation des collaborateurs. L'utilisation de plateformes collaboratives peut, entre autres, considérablement améliorer ces aspects.
Désormais, il est possible de suivre en temps réel l’évolution des différentes opérations. Pour prendre un exemple parmi tant d’autres, il n’est plus nécessaire d’interroger tel ou tel collègue pour savoir « où on en est » après un congé. On ouvre un logiciel, on consulte un graphique ou un tableau, et le tour est joué.
Cela veut-il dire que tout le monde va travailler de son côté, sans plus jamais discuter ? Non, bien évidement ce n’est pas le cas. Au contraire, les échanges évoluent positivement. Ils se concentrent sur d’autres interrogations, considérations, idées… la créativité prend le pas sur la logistique, puisque cette dernière est en partie automatisée.
Le tableau de bord : une pièce maîtresse dans l’optimisation des processus internes
Un tableau de bord bien conçu, bien pensé, est un outil puissant pour le pilotage du processus et le suivi de la performance générale.
Cette interface donne l’occasion aux managers (ainsi qu’aux autres personnes désignées, éventuellement) de visualiser en temps réel les KPIs (indicateurs de performance). Il y a de quoi faciliter sensiblement la prise de certaines décisions, surtout quand elles sont basées sur des données précises.
La création de valeur (celle apportée par l’entreprise, donc !) se trouve au croisement d'une analyse des processus approfondie et d'une réactivité adaptée. Il ne faut jamais perdre de vue les changements du marché. Rester « alerte » face aux tendances continuellement en évolution. Un tableau de bord épuré, interactif, complet… aidera tout un chacun à rester dans la course 😉.
Tandem Office propose aux entreprises de nombreux outils pour optimiser les processus internes
Et si on passait maintenant à la pratique ? En explorant justement cette page, on a recensé plusieurs outils de gestion administrative qui peuvent aider à faire la différence. Mais également à découvrir sur le site : quizz, cas pratiques, boîtes à outil… sont à portée de clics pour maximiser les performances de son entreprise.
Personne ne veut travailler dans le chaos et l’incompréhension. L’optimisation des processus internes, notamment grâce à une meilleure visibilité ou à une coordination renforcée, rend le travail bien plus agréable au quotidien.