Vous aussi, vous vous êtes déjà dit : “Je trouve que mon équipe est trop lente !” ?
Alors vous n’êtes pas seul. Mais la plupart du temps, cette frustration des managers, dirigeants ou chefs d’entreprise cache des problèmes d’organisation qui peuvent être résolus.
Et selon une étude menée par Alto Consulting auprès de 500 dirigeants français, 82% reconnaissent que les problèmes d’organisation interne ont un impact négatif sur la performance de leur entreprise.
Dans cet article, nous partageons 12 conseils pratiques pour transformer l’efficacité de votre équipe et améliorer la performance de votre entreprise (+ 1 bonus à la fin de l’article).
Pour aller plus loin, vous pouvez télécharger notre guide gratuit pour vraiment en finir avec les équipes lentes.
1. Améliorer la gestion des tâches de vos équipes
“Je trouve mon équipe lente…” Et si on creusait un peu le sujet ?
Souvent, derrière cette lenteur accablante on retrouve un vrai problème de fond : un manque de visibilité sur les actions réalisées par les collaborateurs. Et sans visibilité, on a donc aucune idée de qui fait quoi, quand et comment ?
Une bonne gestion des tâches est essentielle pour s'assurer que chaque membre de l'équipe sait exactement ce qu'il doit faire et quand. Cela permet de minimiser les retards et d'optimiser l'efficacité de chacun.
En utilisant des outils de gestion de projet comme Asana, vous pouvez suivre les progrès de chaque tâche et voir où des goulots d’étranglement pourraient se former. Il est essentiel d’avoir une vue d’ensemble claire pour garantir que chacun sache ce qu'il doit faire et quand.
2. Améliorer la gestion du temps des collaborateurs
Un collaborateur souvent en retard dans ses tâches rencontre probablement des difficultés à prioriser. Il aura tendance à passer plus de temps sur des choses moins importantes… Et quand arrive l’heure des échéances, c’est la panique !
La gestion du temps est une compétence clé pour augmenter la productivité de l’entreprise. Apprendre à prioriser les tâches peut transformer la manière dont les équipes travaillent et augmentent leur efficacité globale.
Définir l’importance et l’urgence des tâches aide à se concentrer sur ce qui compte vraiment 😉
💬 Témoignage : une start-up tech a constaté une augmentation de 25% de sa productivité après avoir formé ses employés à la gestion du temps et à la priorisation des tâches.
3. Créer un tableau de bord performant
Un tableau de bord bien conçu peut permettre de suivre les progrès de votre équipe en temps réel. Et permettre aux collaborateurs et dirigeants d’arrêter de naviguer à l’aveugle.
Le tableau de bord est un outil stratégique car il permet d’identifier les informations pertinentes pour l’entreprise. Avec la multitude de données qui sont traitées au quotidien, c’est important de pouvoir synthétiser l’essentiel à l’instant T.
Le tableau de bord va fournir une vue d'ensemble des performances, et aident les managers à identifier rapidement les problèmes et à prendre des décisions éclairées pour améliorer l'efficacité.
4. Utiliser un CRM pour gérer vos données clients
Une équipe débordée peut facilement perdre le suivi de ses dossiers. Ce qui peut considérablement impacter la gestion des données, notamment des données clients.
Et une mauvaise gestion de vos données clients ne sera qu’un grand pas vers des interactions de mauvaise qualité.
Le Customer Relationship Management (CRM ou GRC – Gestion de la Relation Client en français) vous permet de centraliser toutes les informations client. Il améliore ainsi la gestion des relations et la réactivité de votre équipe, ce qui conduit à une meilleure efficacité globale.
💬 Exemple : une entreprise B2B a vu ses ventes augmenter de 15% après avoir intégré un CRM, ce qui a amélioré la gestion des relations et la réactivité de l'équipe.
En plus, un bon CRM va vous aider à proposer une meilleure expérience client et donc améliorer la satisfaction client. C’est pas mal, non ?
5. Penser à automatiser les tâches chronophages
Évidemment, ici on parle automatisation ! L’automatisation aide à gérer certains aspects de l’activité et réduit les tâches chronophages. Les avantages sont indéniables, surtout quand on parle de gain de temps.
En automatisant les tâches répétitives, vos collaborateurs peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, ce qui améliore l'efficacité et la productivité.
💬 Cas client : automatiser des tâches chronophages avec Airtable a permis à un de nos clients de libérer 25 heures par mois pour se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Lire l’étude de cas.
6. Collaborer avec l’IA générative
L’IA générative révolutionne la productivité des équipes en produisant du contenu rédactionnel.
Concrètement, l’IA générative peut vous aider à gérer des tâches telles que la rédaction de réponses aux e-mails ou la création de rapports. Un vrai gain de temps pour se concentrer sur d'autres tâches essentielles.
Aujourd’hui, il existe une multitude d’outils intégrant cette technologie. À vous de vous les approprier à bon escient !
7. Opter pour un réseau social d’entreprise
Poumon de votre Digital Workspace, le réseau social d’entreprise dynamise la communication interne. Ces plateformes facilitent la collaboration, l'échange d'idées et l'accès à l'information, améliorant ainsi l'efficacité des équipes.
Les réseaux sociaux d'entreprise, comme Microsoft Teams ou Slack, créent un environnement où la communication est fluide et instantanée. Ils permettent à vos équipes de collaborer efficacement, même à distance.
💬 Témoignage : une entreprise utilisant Slack a pu réduire de 25% le temps consacré aux réunions en favorisant la communication asynchrone.
8. Miser sur un Tchat d’entreprise
Les multiples sollicitations par e-mail ou par téléphone peuvent provoquer du stress chez vos collaborateurs et nuire à leur efficacité.
Miser sur un tchat d'entreprise peut clairement simplifier la communication, réduire les interruptions et augmenter la productivité.
Selon une étude de McKinsey, l'utilisation de tchats internes peut augmenter la productivité des travailleurs de la connaissance de 20-25%.
9. Créer une bibliothèque de ressources
Le sentiment d’inefficacité peut être renforcé par une méconnaissance des processus.
Créer une bibliothèque de ressources permet de centraliser toutes les informations et procédures importantes, permettant aux collaborateurs de trouver rapidement ce dont ils ont besoin pour travailler efficacement.
💬 Par exemple, une entreprise ayant mis en place une bibliothèque numérique a réduit de 30% le temps passé à rechercher des informations.
10. Organiser votre gestion des données
Centraliser et sécuriser les données de votre entreprise peut transformer une équipe désorganisée.
Une bonne gestion des données assure que tout le monde travaille avec les informations les plus récentes et les plus précises, ce qui améliore l'efficacité et la productivité.
11. Mettre en place un SIRH
Un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) efficace améliore la gestion documentaire de l’entreprise.
Il centralise les informations RH et simplifie les processus tels que la gestion des absences et des congés, ce qui peut considérablement améliorer l'efficacité des équipes et faciliter la gestion des ressources humaines.
12. Adopter une politique zéro papier
Opter pour une politique zéro papier améliore l’organisation interne et réduit la gestion papier des documents.
En digitalisant les documents et en adoptant des pratiques zéro papier, vous simplifiez le stockage, la recherche et le partage des informations, augmentant ainsi l'efficacité.
La politique zéro papier offre une meilleure gestion mais aussi une réduction des coûts liés à l’impression. Ce qui n’est pas négligeable !
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Depuis 2019, l’agence Tandem Office accompagne les entreprises, associations et collectivités dans l’optimisation et l’automatisation de leurs processus internes.
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